1.保持簡(jiǎn)單

PowerPoint采用水平，或“橫向”的方式布局幻燈片。該軟件設(shè)計(jì)了一種便捷的方式來(lái)展示圖形信息，以對(duì)發(fā)言人和演示者作補(bǔ)充支持。幻燈片本身不是“展示明星”（當(dāng)然，您的聽眾才是明星）。人們來(lái)聽你演講，被您的演講所感動(dòng)，或獲取知識(shí)（或者兩者兼有）。因此，在演示的時(shí)候，不要讓你的演講被那些復(fù)雜、混亂的幻燈片擾亂了，也不要讓您的幻燈片充滿了愛德華?塔夫特所說(shuō)的“圖表垃圾”。永遠(yuǎn)不要讓您的幻燈片出現(xiàn)多余的內(nèi)容。

您的幻燈片應(yīng)該留有足夠的“空白空間”或“負(fù)空間”。不要強(qiáng)迫自己用logo標(biāo)識(shí)、不必要的圖形，以及根本無(wú)助更好理解的文本框去填充幻燈片上的那些空白區(qū)域。幻燈片上的雜亂越少，視覺效果就越好。

2.少用項(xiàng)目符號(hào)和文本

您演示的目的是為觀眾帶來(lái)一些有用的東西。但是一個(gè)接一個(gè)的項(xiàng)目符號(hào)除了讓觀眾感到無(wú)聊至極外，不會(huì)讓他們覺得有任何意思。文本問(wèn)題是什么帶來(lái)的？最好的幻燈片可以根本不用文本。鑒于如今對(duì)文本幻燈片是如此依賴，這句話聽起來(lái)有些荒唐。但是最好的PPT幻燈片如果沒有解說(shuō)，那將是毫無(wú)意義的。記住，幻燈片的目的是為了支持講話人的解說(shuō)，而不是喧賓奪主，讓講話人顯得多余。

很多人經(jīng)常這樣說(shuō)：“不好意思，我錯(cuò)過(guò)了您的演講。我聽說(shuō)您講的非常棒。能否將您的PPT幻燈片發(fā)給我嗎？”但是如果那些幻燈片真是不錯(cuò)的話，離開了您用處就非常小了。準(zhǔn)備一份書面文檔替代PPT幻燈片副本，上面著重標(biāo)出演講內(nèi)容和那些擴(kuò)展講解，這樣的效果就好的多。觀眾非常愿意接受演講現(xiàn)場(chǎng)散發(fā)的詳細(xì)書面材料作為保留，而不是僅僅得到您的PPT幻燈片。如果你講完之后，有詳細(xì)的材料或出版物分發(fā)給觀眾，那么您就不會(huì)強(qiáng)迫自己用一大堆文本區(qū)填充您的PPT幻燈片了。

關(guān)于這一點(diǎn)，我們?cè)诤竺娴难葜v一節(jié)中還要談到更多。但是只要我們談到文本，請(qǐng)記住永遠(yuǎn)不要背對(duì)聽眾，一字一句地朗讀幻燈片上的文字。

這張幻燈片看起來(lái)很不直觀，像一張“視力檢查表”

盡量避免文字堆砌，這張幻燈片著實(shí)讓人感到昏昏欲睡

這張幻燈片比較簡(jiǎn)潔

這是更好的……

3.少用切換和構(gòu)建對(duì)象（動(dòng)畫）

謹(jǐn)慎使用構(gòu)建對(duì)象和幻燈片切換效果。不要將每張幻燈片上的構(gòu)建對(duì)象（也稱動(dòng)畫），比如項(xiàng)目符號(hào)弄成動(dòng)畫效果。有一些動(dòng)畫是好事，但是一定要恰到好處并且非常專業(yè)（類似于晚間電視新聞播出）。簡(jiǎn)單的“從左到右擦除”效果（“動(dòng)畫”中的菜單）用在項(xiàng)目符號(hào)中就很好，而諸如“移動(dòng)”或“飛出”的效果就顯得緩慢冗長(zhǎng)（然而，今天很多演示稿都使用）。如果聽眾被要求忍受這些一張接一張的幻燈片動(dòng)畫，那他們很快就會(huì)感到厭倦。至于幻燈片之間的切換，不要使用超過(guò)2-3種不同的效果，也不要將所有的幻燈片都加上切換效果。

4.使用高品質(zhì)的圖片

使用高品質(zhì)的圖片，包括照片。您可以用您的數(shù)碼相機(jī)拍攝高品質(zhì)的照片，購(gòu)買專業(yè)的商業(yè)攝影照片，或在線獲取大量的高品質(zhì)圖形（不過(guò)要注意版權(quán)問(wèn)題）。千萬(wàn)不要簡(jiǎn)單地拉伸一張小尺寸、低分辨率的照片來(lái)滿足您的布局要求——這樣會(huì)將您的幻燈片弄得很糟。

避免使用PPT剪貼畫和其他卡通風(fēng)格的線條藝術(shù)。如果這些剪貼畫和線條藝術(shù)來(lái)源于PPT軟件，那么您的觀眾已經(jīng)看過(guò)成千上萬(wàn)次了。這些東西在1993年可能還讓人覺得挺有意思，但是現(xiàn)在，它們著實(shí)會(huì)破壞演講者的專業(yè)水準(zhǔn)。當(dāng)然也有例外，并非所有的PPT藝術(shù)畫都那么恐怖，但是還是要小心謹(jǐn)慎使用為好。

盡量避免這種俗氣的剪貼畫

這張商業(yè)圖片更有效更專業(yè)

我經(jīng)常在我的幻燈片中使用人物影像，因?yàn)槿宋镎掌呄蛴趲椭^眾從感情上與幻燈片建立聯(lián)系。如果照片圖像處于次要的位置，那么我會(huì)利用Photoshop增加透明度，添加高斯模糊或運(yùn)動(dòng)過(guò)濾。如果照片圖像是我希望觀眾注意的主要點(diǎn)（比如一種產(chǎn)品的照片），那么這張圖片可以更明顯的方式表現(xiàn)，文字盡量少甚至可以不需要。

這張幻燈片中，圖片是主要的

在同一演示稿的這張幻燈片中，用Photoshop將處于次要位置的圖片推到后面

5.采用視覺化的主題，但避免使用PPT模板

顯然，您需要在演示稿中使用前后一致的視覺主題。但是對(duì)于PPT軟件中的大多數(shù)模板來(lái)說(shuō)，觀眾已經(jīng)見識(shí)過(guò)無(wú)數(shù)次了（另外，這些模板也并不怎樣）。您的聽眾期望的是內(nèi)容新穎（至少對(duì)他們來(lái)說(shuō)）、風(fēng)格獨(dú)特的演示文稿，否則，他們干嘛來(lái)聽您的演講？沒有一個(gè)觀眾喜歡千篇一律的演示稿，因此我們必須避開任何輔助視覺化模板。那些常見的PPT設(shè)計(jì)模板總能表明，您的演示稿是格式化或預(yù)先打包形成的。

您可以制作您自己的背景模板，使之更適合您的需要。您可以將該P(yáng)PT文件保存為設(shè)計(jì)模板（.pot格式），新模板就會(huì)出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)的微軟模板庫(kù)中，供您以后使用。

6.適當(dāng)運(yùn)用圖表

總是問(wèn)自己，“我需要多少細(xì)節(jié)？”演講者通常因圖表包含過(guò)量數(shù)據(jù)而深感到不安。有幾種顯示圖表中的數(shù)據(jù)的方法，以下幾點(diǎn)需要牢記：

餅圖：用來(lái)顯示百分比。塊數(shù)限制在4-6份以內(nèi)，使用不同顏色或拉出方式突出最重要的那一塊。

垂直條形圖：用來(lái)顯示數(shù)量隨時(shí)間的變化。項(xiàng)目數(shù)最好限制在4-8以內(nèi)。

水平條形圖：用來(lái)比較數(shù)量。例如，比較公司在4個(gè)區(qū)域的銷售業(yè)績(jī)。

一般來(lái)說(shuō)，表格適用于數(shù)據(jù)的并列比較。然而，表格缺乏給人發(fā)至內(nèi)心的沖擊力。例如，如果您想表明您的貢獻(xiàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他兩方，那最好利用條形圖的形式展示（右下圖）。然而，如果您想盡力掩飾你的貢獻(xiàn)比其他人的貢獻(xiàn)低，表格就可以以一種穩(wěn)妥的、不露聲色的方式展示。

7.利用好色彩

色彩可以喚起人們的感情。色彩是充滿感性的。正確使用色彩可以增加說(shuō)服力和激發(fā)力。研究表明，使用色彩可以提高人們的學(xué)習(xí)興趣，增強(qiáng)理解和記憶。

您不必成為顏色理論專家，但作為一個(gè)商務(wù)人士，了解一些色彩知識(shí)是很有好處的。顏色分為兩類：冷色調(diào)（比如藍(lán)色、綠色）和暖色調(diào)（比如橙色、紅色）。由于冷色調(diào)表現(xiàn)出遠(yuǎn)離我們到幕后，因此最好用來(lái)作為背景色。而暖色表現(xiàn)出不斷向我們靠近，因此通常作為前景中的對(duì)象（例如文本）顏色。毫不奇怪，那么最普遍的PPT幻燈片配色方案就是藍(lán)色背景加黃色文本。您不必對(duì)使用這種配色方案感到不妥，您可以選擇使用那些色彩的各種變化。

如果您是在一間黑暗的屋子（如大廳）里進(jìn)行演示，那么暗色背景（深藍(lán)、灰色等）加白色或淺色文本的效果就很好。但是如果您演示時(shí)屋內(nèi)多數(shù)燈亮著（強(qiáng)烈建議），那么白色背景加黑色或深色文本的效果就好的多。在光線明亮的房間里，深色背景和淺色文本搭配的屏幕圖像容易泛光，但是淺色背景搭配深色文本的視覺效果就好得多。

8.選擇好字體

您應(yīng)該精心選擇字體，因?yàn)樽煮w可以傳輸微妙的信息。在整個(gè)幻燈片演示稿中，應(yīng)當(dāng)使用相同的字體集，并且互補(bǔ)的字體（例如，Arial和Arial Bold）不要超過(guò)2個(gè)。確保您了解Serif字體(例如，Times New Roman)和Sans-Serif字體(Helvetica或Arial)之間的區(qū)別。Serif字體用在文字較多的文檔中。在字號(hào)較小時(shí)，Serif字體更易于閱讀。但采用屏幕投影時(shí)，由于投影儀分辨率相對(duì)較低，因此Serif字體容易模糊。Sans-Serif字體通常是PPT演示稿的最好字體，但是要盡力避免哪兒都有的Helvetica字體。我經(jīng)常選擇使用Gill Sans字體，因?yàn)樗蔷佑赟erif和Sans-Serif之間的一種字體，是專業(yè)、友好的“會(huì)話”型字體。無(wú)論您選擇哪種字體，都要確保文本清晰可讀。

9.使用視頻和音頻

適時(shí)使用視頻和音頻。使用視頻剪輯展現(xiàn)具體的例子，可以加快人們主動(dòng)的認(rèn)知過(guò)程，這是人們學(xué)習(xí)的自然方式。您可以在PPT軟件中使用視頻剪輯，而不需要離開該軟件或去調(diào)整一臺(tái)錄像機(jī)。使用視頻剪輯不僅能更好地說(shuō)明您的觀點(diǎn)，而且可以使演示節(jié)奏產(chǎn)生變化，引起觀眾極大興趣。您也可以使用音頻剪輯（比如訪談錄音）。然而，要避免將劣質(zhì)的聲音效果（例如號(hào)角聲或切換幻燈片時(shí)的掌聲）嵌入到PPT中。動(dòng)畫中添加多余的聲音效果，會(huì)讓觀眾感到厭煩。

10.花點(diǎn)時(shí)間瀏覽

根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的分割原理，當(dāng)信息以小塊或片段的方式呈現(xiàn)時(shí)，人們理解得好一些。關(guān)閉幻燈片普通視圖，打開瀏覽視圖，您可以看到演示稿的邏輯流程。在這種視圖模式下，您可以決定是否將一張幻燈片分解成2-3張，使您的演示稿具有更加自然的邏輯流程和過(guò)程，還可以根據(jù)觀眾的觀點(diǎn)把握整個(gè)演示稿的形態(tài)，您還可以檢查是否有無(wú)關(guān)的內(nèi)容需要?jiǎng)h除，以增強(qiáng)視覺清晰度，提高交流效果。