在PPT中使用Excel制作數據圖表，其最終目的始終是為了通過直觀可視的方式來增強數據的生動性和表現力。要達到和實現這樣的目標，在圖表設計制作當中簡單概括起來有三個需要重點關注的方面：簡潔、和諧、重點突出。圍繞這三個重點， 要讓PPT中的圖表顯得更美觀、更具商務范和專業(yè)氣息的話，從操作上來說，常規(guī)的處理方法包括以下這三個步驟：
- 簡化元素
- 優(yōu)化形狀
- 配置顏色
下面就以最基本的、僅包含單個數據系列的柱狀圖為例，演示一下上述三個步驟的具體實現過程。
步驟1，簡化元素
美的標準在每個人眼里都不一樣，但俗話有云“簡潔就是美”，“簡潔”可能是其中最直觀最容易實現的美化目標之一。對于圖表來說，簡潔的實現方法簡單來講就是做減法，在保證數據特征正確表達的前提下盡可能清除或隱藏不必要的圖表元素。
上面圖中是一個很普通的柱形圖圖表，經常接觸2003版的用戶應該經常會看到這樣的“默認”圖表。有不少人覺得微軟家的圖表很難看，這種“難看”通常都是針對“默認”圖表而言，其實Office軟件提供了我們很多編輯修改的途徑，通過一些正確的方法，任何人都能讓這些難看的圖表變得順眼起來。
我們首先可以對這個圖表進行以下一些元素的簡化：
刪除網格線：除了散點圖等少數圖表以外，網格線對于展現數據特征的影響不是特別顯著。如果在圖表中添加數據標簽的話，甚至可以不依靠網格線的輔助參考作用就能正確標識數值大小，這種情況下完全可以去掉網格線。
刪除圖例：對于只有一個數據系列的圖表來說，不需要通過圖例來識別區(qū)分數據系列，因此圖例也可以清除。
實現方法：在繪圖區(qū)中選中垂直軸網格線，然后在鍵盤上按【DEL】刪除。選中圖例后按【DEL】鍵刪除圖例。
設置繪圖區(qū)和整個圖表的背景為無色（透明）、邊框為無線條：幻燈片中所使用的圖表，在整體上與背景相互融合會顯得比較和諧而大氣，在這種情況下圖表的繪圖區(qū)域通常設置為無色并且無邊框，突破框架的局限。
實現方法：選中繪圖區(qū)，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置繪圖區(qū)格式】，在對話框中設置填充為【無填充】，邊框為【無線條】。同樣的方法選中設置整個圖表的背景為無色、邊框為無線條。
隱藏縱坐標軸及其標簽：在只有單個系列的柱形圖中，縱坐標軸的作用與網格線類似，用于對數據大小進行標尺衡量。如果在數據上添加數據標簽，同樣可以標識數據大小，在這樣的情況下可以對縱坐標軸進行隱藏。需要注意的是，隱藏并不完全等于刪除。
實現方法：選中縱坐標軸，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置坐標軸格式】，在對話框中設置填充線條為【無線條】，然后將標簽位置設置為【無】（2007和2010版中此選項名稱為“坐標軸標簽”）。
隱藏橫坐標軸的刻度線：隱藏的理由和上面相同。
實現方法：選中橫坐標軸，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置坐標軸格式】，在坐標軸選項對話框中設置刻度線標記為【無】。
優(yōu)化橫坐標標簽：標簽內容的文字字體可以考慮縮小字號，并且改為更有設計感的字體，例如微軟雅黑，在字號比較小的情況下也能清晰顯示。除此以外還可以考慮減少標簽的文字內容，例如這個例子中的四個季度，可以用Q1～Q4來替代，實現最簡化。要更改標簽文字內容需要在數據源中更改對應的行標題或列標題。
如有進一步的簡化需求，可以考慮隱藏橫坐標軸或將坐標軸的線條顏色變淺。
步驟2，優(yōu)化形狀
對于柱形圖來說，從目前的扁平化和極簡化設計趨勢出發(fā)，系列形狀的設置上可以盡量簡單，只需要去除邊框，保持形狀原始狀態(tài)，不需要添加其他特殊效果。如有必要，可以添加適當的陰影效果。
當數據個數比較少的時候，還可以適當縮小分類間距，拉寬柱形寬度。
步驟3，配置顏色
設置顏色方案通常需要依據數據的特征來決定。
如果圖表中的數據是表示相近數據序列或時間上數據分布，可以采用同一色系的不同深淺顏色來進行設置。例如下圖：
在2013版中有比較方便的功能可以實現，選中數據系列，點擊右鍵，選擇【設置數據系列格式】，在對話框中勾選【依數據點著色】。然后在圖表工具選項卡中選到【設計】選項卡，在【更改顏色】的下拉列表中就有一些漸變色的方案可以選取。
如果圖表中的數據是表示各個不同項目或類別的數據對比，則可以采用各不相同的顏色。比如下面就是采用一組三次色的柔和配色組合，能夠區(qū)分不同的項目，同時整體上相對比較和諧。
2013版中的實現方法與上面類似。
如果需要突出其中的某個數據點，可以采用反差較強的對比色進行設置：
最后把數據標簽添加到圖表中，以此來標明數據大小。如果純粹只需要定性的表達數據，數據標簽也可以省略。
實現方法：選中數據系列，點擊右鍵，選擇【添加數據標簽】就可以在圖表中顯示具體的數值?？梢赃M一步調整標簽的顯示位置，例如要把數據標簽顯示在柱形內部的頂部，可以選中數據標簽點擊右鍵，選擇【設置數據標簽格式】命令，在對話框中將標簽位置設置為【數據標簽內】。
上面這些步驟完成以后，這個柱形圖的美化就基本實現了目標。最終效果如下，現在的外觀跟之前的“默認圖表”已經大不相同了。
這是美化后的圖表放置在PPT中的整體效果：
本文來源：excel365.net
原標題：PPT圖表美化Part1【認識圖表元素】