1.保持簡單

PowerPoint采用水平，或“橫向”的方式布局幻燈片。該軟件設計了一種便捷的方式來展示圖形信息，以對發(fā)言人和演示者作補充支持?；脽羝旧聿皇恰罢故久餍恰保ó斎?，您的聽眾才是明星）。人們來聽你演講，被您的演講所感動，或獲取知識（或者兩者兼有）。因此，在演示的時候，不要讓你的演講被那些復雜、混亂的幻燈片擾亂了，也不要讓您的幻燈片充滿了愛德華?塔夫特所說的“圖表垃圾”。永遠不要讓您的幻燈片出現多余的內容。

您的幻燈片應該留有足夠的“空白空間”或“負空間”。不要強迫自己用logo標識、不必要的圖形，以及根本無助更好理解的文本框去填充幻燈片上的那些空白區(qū)域?；脽羝系碾s亂越少，視覺效果就越好。

2.少用項目符號和文本

您演示的目的是為觀眾帶來一些有用的東西。但是一個接一個的項目符號除了讓觀眾感到無聊至極外，不會讓他們覺得有任何意思。文本問題是什么帶來的？最好的幻燈片可以根本不用文本。鑒于如今對文本幻燈片是如此依賴，這句話聽起來有些荒唐。但是最好的PPT幻燈片如果沒有解說，那將是毫無意義的。記住，幻燈片的目的是為了支持講話人的解說，而不是喧賓奪主，讓講話人顯得多余。

很多人經常這樣說：“不好意思，我錯過了您的演講。我聽說您講的非常棒。能否將您的PPT幻燈片發(fā)給我嗎？”但是如果那些幻燈片真是不錯的話，離開了您用處就非常小了。準備一份書面文檔替代PPT幻燈片副本，上面著重標出演講內容和那些擴展講解，這樣的效果就好的多。觀眾非常愿意接受演講現場散發(fā)的詳細書面材料作為保留，而不是僅僅得到您的PPT幻燈片。如果你講完之后，有詳細的材料或出版物分發(fā)給觀眾，那么您就不會強迫自己用一大堆文本區(qū)填充您的PPT幻燈片了。

關于這一點，我們在后面的演講一節(jié)中還要談到更多。但是只要我們談到文本，請記住永遠不要背對聽眾，一字一句地朗讀幻燈片上的文字。

這張幻燈片看起來很不直觀，像一張“視力檢查表”

盡量避免文字堆砌，這張幻燈片著實讓人感到昏昏欲睡

這張幻燈片比較簡潔

這是更好的……

3.少用切換和構建對象（動畫）

謹慎使用構建對象和幻燈片切換效果。不要將每張幻燈片上的構建對象（也稱動畫），比如項目符號弄成動畫效果。有一些動畫是好事，但是一定要恰到好處并且非常專業(yè)（類似于晚間電視新聞播出）。簡單的“從左到右擦除”效果（“動畫”中的菜單）用在項目符號中就很好，而諸如“移動”或“飛出”的效果就顯得緩慢冗長（然而，今天很多演示稿都使用）。如果聽眾被要求忍受這些一張接一張的幻燈片動畫，那他們很快就會感到厭倦。至于幻燈片之間的切換，不要使用超過2-3種不同的效果，也不要將所有的幻燈片都加上切換效果。

4.使用高品質的圖片

使用高品質的圖片，包括照片。您可以用您的數碼相機拍攝高品質的照片，購買專業(yè)的商業(yè)攝影照片，或在線獲取大量的高品質圖形（不過要注意版權問題）。千萬不要簡單地拉伸一張小尺寸、低分辨率的照片來滿足您的布局要求——這樣會將您的幻燈片弄得很糟。

避免使用PPT剪貼畫和其他卡通風格的線條藝術。如果這些剪貼畫和線條藝術來源于PPT軟件，那么您的觀眾已經看過成千上萬次了。這些東西在1993年可能還讓人覺得挺有意思，但是現在，它們著實會破壞演講者的專業(yè)水準。當然也有例外，并非所有的PPT藝術畫都那么恐怖，但是還是要小心謹慎使用為好。

盡量避免這種俗氣的剪貼畫

這張商業(yè)圖片更有效更專業(yè)

我經常在我的幻燈片中使用人物影像，因為人物照片更趨向于幫助觀眾從感情上與幻燈片建立聯系。如果照片圖像處于次要的位置，那么我會利用Photoshop增加透明度，添加高斯模糊或運動過濾。如果照片圖像是我希望觀眾注意的主要點（比如一種產品的照片），那么這張圖片可以更明顯的方式表現，文字盡量少甚至可以不需要。

這張幻燈片中，圖片是主要的

在同一演示稿的這張幻燈片中，用Photoshop將處于次要位置的圖片推到后面

5.采用視覺化的主題，但避免使用PPT模板

顯然，您需要在演示稿中使用前后一致的視覺主題。但是對于PPT軟件中的大多數模板來說，觀眾已經見識過無數次了（另外，這些模板也并不怎樣）。您的聽眾期望的是內容新穎（至少對他們來說）、風格獨特的演示文稿，否則，他們干嘛來聽您的演講？沒有一個觀眾喜歡千篇一律的演示稿，因此我們必須避開任何輔助視覺化模板。那些常見的PPT設計模板總能表明，您的演示稿是格式化或預先打包形成的。

您可以制作您自己的背景模板，使之更適合您的需要。您可以將該PPT文件保存為設計模板（.pot格式），新模板就會出現在標準的微軟模板庫中，供您以后使用。

6.適當運用圖表

總是問自己，“我需要多少細節(jié)？”演講者通常因圖表包含過量數據而深感到不安。有幾種顯示圖表中的數據的方法，以下幾點需要牢記：

餅圖：用來顯示百分比。塊數限制在4-6份以內，使用不同顏色或拉出方式突出最重要的那一塊。

垂直條形圖：用來顯示數量隨時間的變化。項目數最好限制在4-8以內。

水平條形圖：用來比較數量。例如，比較公司在4個區(qū)域的銷售業(yè)績。

一般來說，表格適用于數據的并列比較。然而，表格缺乏給人發(fā)至內心的沖擊力。例如，如果您想表明您的貢獻遠遠大于其他兩方，那最好利用條形圖的形式展示（右下圖）。然而，如果您想盡力掩飾你的貢獻比其他人的貢獻低，表格就可以以一種穩(wěn)妥的、不露聲色的方式展示。

7.利用好色彩

色彩可以喚起人們的感情。色彩是充滿感性的。正確使用色彩可以增加說服力和激發(fā)力。研究表明，使用色彩可以提高人們的學習興趣，增強理解和記憶。

您不必成為顏色理論專家，但作為一個商務人士，了解一些色彩知識是很有好處的。顏色分為兩類：冷色調（比如藍色、綠色）和暖色調（比如橙色、紅色）。由于冷色調表現出遠離我們到幕后，因此最好用來作為背景色。而暖色表現出不斷向我們靠近，因此通常作為前景中的對象（例如文本）顏色。毫不奇怪，那么最普遍的PPT幻燈片配色方案就是藍色背景加黃色文本。您不必對使用這種配色方案感到不妥，您可以選擇使用那些色彩的各種變化。

如果您是在一間黑暗的屋子（如大廳）里進行演示，那么暗色背景（深藍、灰色等）加白色或淺色文本的效果就很好。但是如果您演示時屋內多數燈亮著（強烈建議），那么白色背景加黑色或深色文本的效果就好的多。在光線明亮的房間里，深色背景和淺色文本搭配的屏幕圖像容易泛光，但是淺色背景搭配深色文本的視覺效果就好得多。

8.選擇好字體

您應該精心選擇字體，因為字體可以傳輸微妙的信息。在整個幻燈片演示稿中，應當使用相同的字體集，并且互補的字體（例如，Arial和Arial Bold）不要超過2個。確保您了解Serif字體(例如，Times New Roman)和Sans-Serif字體(Helvetica或Arial)之間的區(qū)別。Serif字體用在文字較多的文檔中。在字號較小時，Serif字體更易于閱讀。但采用屏幕投影時，由于投影儀分辨率相對較低，因此Serif字體容易模糊。Sans-Serif字體通常是PPT演示稿的最好字體，但是要盡力避免哪兒都有的Helvetica字體。我經常選擇使用Gill Sans字體，因為它是居于Serif和Sans-Serif之間的一種字體，是專業(yè)、友好的“會話”型字體。無論您選擇哪種字體，都要確保文本清晰可讀。

9.使用視頻和音頻

適時使用視頻和音頻。使用視頻剪輯展現具體的例子，可以加快人們主動的認知過程，這是人們學習的自然方式。您可以在PPT軟件中使用視頻剪輯，而不需要離開該軟件或去調整一臺錄像機。使用視頻剪輯不僅能更好地說明您的觀點，而且可以使演示節(jié)奏產生變化，引起觀眾極大興趣。您也可以使用音頻剪輯（比如訪談錄音）。然而，要避免將劣質的聲音效果（例如號角聲或切換幻燈片時的掌聲）嵌入到PPT中。動畫中添加多余的聲音效果，會讓觀眾感到厭煩。

10.花點時間瀏覽

根據多媒體學習理論的分割原理，當信息以小塊或片段的方式呈現時，人們理解得好一些。關閉幻燈片普通視圖，打開瀏覽視圖，您可以看到演示稿的邏輯流程。在這種視圖模式下，您可以決定是否將一張幻燈片分解成2-3張，使您的演示稿具有更加自然的邏輯流程和過程，還可以根據觀眾的觀點把握整個演示稿的形態(tài)，您還可以檢查是否有無關的內容需要刪除，以增強視覺清晰度，提高交流效果。